Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Starostwie Powiatowym w Gdańsku, ul. Nowa 1 i w Gdyni, ul. Morska 23 przyjęty zarządzeniem Starosty Jan Kowalski

(Zgodnie z art. 28 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów jednostki samorządu terytorialnego mogą ustanowić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi, pod warunkiem zapewnienia jej odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.)

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „regulamin”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa ustanowionych w Starostwie Powiatowym w Gdyni, ul. Morska 23, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. (Ustawa nakłada obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych w art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów na: 1) podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób; 2) podmiot prawny wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Podmiot prawny jest rozumiany jako osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi (podmiot prywatny), oraz podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176)(podmiot publiczny). Jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców nie mają obowiązku wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych na podstawie art. 23 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów. Takie podmioty mogą wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów.)

2. Regulamin ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty. (Stosowane działania naprawcze należy rozumieć jako działania następcze adekwatne do danego naruszenia. Nie wydaje się możliwe przypisanie każdego działania następczego do danego naruszenia.)

3. Regulamin obowiązuje dotyczy osób, które dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez nich pracy. (Zgodnie z art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą może być: 1) pracownik; 2) pracownik tymczasowy; 3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 4) przedsiębiorca; 5) prokurent; 6) akcjonariusz lub wspólnik; 7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 9) stażysta; 10) wolontariusz; 11) praktykant; 12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1342, 1590 i 1710); 13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2022 r. poz. 655 i 855). Powyższy katalog jest otwarty, wyliczenie ma charakter przykładowy.)

4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa. (Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.)

5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). (Takie zgłoszenie może wypełnić znamiona przestępstwa określonego w art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów zagrożonego grzywną, karą ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.)

6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. (Ustawa nie przewiduje kolejności dokonywania zgłoszeń lub pierwszeństwa zgłoszeń wewnętrznych przed zewnętrznymi.)

7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

8. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia, zawarte zostały w Intranecie w zakładce „Zgłoszenia zewnętrzne”. (Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych zawiera zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Takie odesłanie do miejsca udostępnienia informacji wydaje się spełniać ustawowe wymogi. Należy podkreślić, że przepis art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów po podstawie art. 64 wejdzie w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.)

9. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Gdyni, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

10. Każdemu kto rozważa dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego zapewnia się w razie potrzeby pomoc psychologiczną lub prawną, udzieloną na wniosek takiej osoby, w terminie 3 dni od złożenia wniosku. Świadczenie takiej pomocy odbywa się przy zachowaniu zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia. (Powyższe dwa postanowienia stanowią system zachęt, który zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów jest fakultatywnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Należy pamiętać, że świadczenie pieniężne w związku z dokonaniem zgłoszenia nie mogą być uznane za element systemu zachęt i nie są rekomendowanym rozwiązaniem.)

§ 2. Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

a) Wydziale ds. zgłoszeń wewnętrznych – rozumie się przez to wyznaczoną jednostkę organizacyjną, składającą się z co najmniej z 4 bezstronnych członków wybieranych przez Zarząd Powiatu w drodze konkursu, do których zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych; (Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych określa bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych może być organem zapewniającym bezstronność. Oprócz bezstronności kolejnym elementem systemu przyjmowania zgłoszeń jest odpowiednia wiedza osób przyjmujących zgłoszenie, może być ona zapewniona przez wykształcenie prawnicze, ekonomiczne lub techniczne w zależności od przedmiotu działalności podmiotu prawnego)

b) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia; (Działanie następcze jest definiowane w art. 2 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów jako działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.)

c) działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście; (Działanie odwetowe jest definiowane w art. 2 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów jako rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.)

d) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Starostwie Powiatowym w Gdyni, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia; (Informacja o naruszeniu prawa jest definiowana w art. 2 pkt 3 ustawy o ochronie sygnalistów jako informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa)

e) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań; (Informacja zwrotna jest definiowana w art. 2 ust. 1 pkt ustawy o ochronie sygnalistów jako przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.)

f) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych; (Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć zgodnie z art. 2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.)

g) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana; (Osoba, której dotyczy zgłoszenie jest definiowana w art. 2 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów jako osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana)

h) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona; (Zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia jest osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.)

i) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty; (Zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy o ochronie sygnalistów osoba powiązana z sygnalistą jest osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty)

j) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą. (Na podstawie art. 2 pkt 16 zgłoszeniem wewnętrznym jest ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa)

§ 3. Przedmiot zgłoszenia

Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji; 2) zamówień publicznych; 3) usług, produktów i rynków finansowych; 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 6) bezpieczeństwa transportu; 7) ochrony środowiska; 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 11) zdrowia publicznego; 12) ochrony konsumentów; 13) ochrony prywatności i danych osobowych; 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 15) regulacje wewnętrzne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwdziałania dyskryminacji i zapobiegania mobbingowi. (Powyższy katalog dziedzin wynika z art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Jest on rozszerzony w stosunku do implementowanego art. 2 ust. 1 dyrektywy 2019/1937 o korupcję.)

§4 Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego: a) elektronicznie - za pośrednictwem dedykowanej zakładki na stronie internetowej www.starostwogdynia.pl pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną opatrzonej napisem „zgłoszenie”, dostarczoną do skrzynki znajdującej się przy pokoju 105. b) ustnie – za pośrednictwem dedykowanej infolinii o nr 58 123 45 67 (Niezależnie od wybranego sposobu zgłoszenia zewnętrznego naczelną zasadą przyjmowania zgłoszeń jest ochrona tożsamości sygnalisty. Formy dokonania zgłoszeń wynikają z art. 26 ustawy o ochronie sygnalistów.)

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem co najmniej 2 członków Wydziału ds. zgłoszeń wewnętrznych, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania członek Wydziału ds. zgłoszeń wewnętrznych sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu. (Sygnalista może złożyć wniosek o zorganizowanie bezpośredniego spotkania na podstawie art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów. Przyjmujący zgłoszenie mogą zorganizować spotkanie w dowolnym miejscu pod warunkiem zapewnienia ochrony tożsamości sygnalisty)

3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej: a) imię i nazwisko sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie, b) adres e-mail lub telefon do kontaktu sygnalisty, c) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia, (stan faktyczny, który budzi wątpliwości sygnalisty) d) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia, e) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa. (Zakres informacji w zgłoszeniu wynika z art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów określającego warunki przyznania statusu sygnalisty.)

4. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego pracownik Wydziału ds. zgłoszeń wewnętrznych przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. (Termin 7 dni na poinformowania wynika z art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie sygnalistów.)

§4 Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez wyznaczonego pracownik Wydziału ds. zgłoszeń wewnętrznych, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji pracownika Wydziału ds. zgłoszeń wewnętrznych kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe. (Wstępna weryfikacja polega na zbadaniu zakresu przedmiotowego, kontekstu związanego z pracą oraz uzasadnionych podstaw. Uzasadnione podstawy będą wynikać z informacji o naruszeniu. Im więcej informacji w zgłoszeniu, tym łatwiej jest dokonać jego weryfikacji. Moment dokonania zgłoszenia jest jednocześnie momentem przyznania statusu sygnalisty. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia status ten wygasa.)

2. Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. (Wstępna weryfikacja polega na zbadaniu zakresu przedmiotowego, kontekstu związanego z pracą oraz uzasadnionych podstaw. Uzasadnione podstawy będą wynikać z informacji o naruszeniu. Im więcej informacji w zgłoszeniu, tym łatwiej jest dokonać jego weryfikacji. Moment dokonania zgłoszenia jest jednocześnie momentem przyznania statusu sygnalisty. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia status ten wygasa.)

4. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrze spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.

5. Gdy zajdzie taka potrzeba, Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na Starostwa Powiatowego celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.

6. Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gdyni lub podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu. (W ramach działań następczych można korzystać z usług podmiotów zewnętrznych dysponujących odpowiednimi informacjami do wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu.)

7. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.

8. Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. (Powyższe terminy wynikają z art. 25 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów.)

9. Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację. (Powyższe rozwiązanie wynika z art. 25 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów.)

10. Pracownik Wydziału ds. Zgłoszeń przed objęciem stanowiska składa oświadczenie o bezstronności i rzetelności w rozpatrywaniu zgłoszeń.

§5 Działania następcze

Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty. (W ramach prowadzenia działań następczych możliwe jest skierowanie zgłoszenia naruszenia prawa do organów publicznych we właściwym trybie np. zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa lub wniosku o wszczęcie postępowania administracyjnego.)

§6 Ochrona sygnalisty

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą. (Do jednostki pomagającej sygnaliście zasadne wydaje się zaliczenie związku zawodowego działającego w danym podmiocie, jeżeli pomógł on sygnaliście. Oczywiście będzie to uzależnione od danej sytuacji)

§7 Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez wyznaczonego pracownika Wydziału ds. zgłoszeń wewnętrznych.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: a) numer zgłoszenia; b) przedmiot naruszenia; c) imię i nazwisko sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób; d) adres e-mail do kontaktu sygnalisty; e) datę dokonania zgłoszenia; f) informację o podjętych działaniach następczych; g) datę zakończenia sprawy.

3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami. (Rejestr zgłoszeń jest uregulowany w art. 29 ustawy o ochronie sygnalistów. Na podmiocie prawnym spoczywa obowiązek jego prowadzenia)

§8 Postanowienia końcowe

1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszego regulaminu odpowiada Dyrektor ds. Administracyjnych.

2. Wydział ds. zgłoszeń wewnętrznych nie rzadziej niż raz w roku, przekazuje Zarządowi Powiatu zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.

3. Dział Kadr informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Starostwa Powiatowego w Gdyni o przyjęciu oraz treści niniejszego regulaminu, jak również o jej zmianach. (Obowiązek informacyjny wynika z art. 24 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów.)

4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Dział Kadr przekazuje informację o regulaminie wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie inne niż stosunek pracy umowy. (Obowiązek poinformowania ubiegających się o pracę wynika z art. 24 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów. Wydaje się że takie informacje mogą zostać przekazane razem z informacjami o przetwarzaniu danych osobowych.)

5. Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Starostwie Powiatowym. (Termin wejścia procedury w życie wynika z art. 24 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów.)

6. Regulamin jest powszechnie dostępny, poprzez jego wywieszenie w pokoju nr 112 oraz udostępniony na każde żądanie osoby zainteresowanej.